Инструкция за деловодната дейност и документооборота в ЦУ на НСИ

 
И Н С Т Р У К Ц И Я
ЗА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ И ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ЦЕНТРАЛНО УПРАВЛЕНИЕ НА НАЦИОНАЛНИЯ СТАТИСТИЧЕСКИ ИНСТИТУТ

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. (1) Инструкцията урежда организацията на документооборота в Централно управление (ЦУ) на Националния статистически институт (НСИ) и има за цел да осигури бързо и качествено извършване на деловодните операции.

(2) Тази инструкция не се прилага за документи, които съдържат класифицирана информация, представляваща държавна или служебна тайна. За тези документи се прилагат изискванията на Закона за защита на класифицираната информация и Правилника на неговото прилагане.

(3) Инструкцията не се прилага и за документи, за които в друг нормативен акт е предвиден специален ред за тяхното движение и съхранение.

Чл.2. (1) Предмет на инструкцията са:

1. Приемане и регистрация на входящи документи.

2. Разпределение на регистрираните входящи документи.

3. Организиране на изготвянето, съгласуването и изпращането на документи.

4. Текущо запазване.

5. Използване и съхраняване на печатите на Националния статистически институт.

(2) Документооборотът е съвкупност от взаимно свързани маршрути на движение на документите от момента на тяхното съставяне или получаване до окончателната обработка, използване и предаване за съхранение.

(3) Деловодната дейност и документооборотът се извършват съгласно разписаните в настоящата инструкция правила при спазване на следните принципи:

1. Насочване на документите съобразно функциите, изпълнявани от структурните звена и длъжностните лица;

2. Съобразяване движението на документите с технологичната последователност на управленските и деловодни операции.

3. Целенасочено и без загуба на време движение на документите и изключване или свеждане до минимум на обратните придвижвания.

4. Спазване на възприетата стандартизация и унификация на документите.

Чл.3. (1) Целият процес на приемане и първоначална деловодна обработка на входящата кореспонденция за ЦУ на НСИ, както и подготовката за изпращане на изходящата такава се извършва от Деловодство – отдел „Човешки ресурси и канцелария”.

(2) Работното време на Деловодството с граждани и юридически лица е от 9.00 до 17.00 часа, а за служители на НСИ – от 09.00 до 17.30 часа всеки работен ден.

Чл.4. Ръководството и контролът по създаване и оформяне на документите и организацията на работата с тях се осъществява от Главния секретар.

Глава втора

ПРИЕМАНЕ И РЕГИСТРАЦИЯ НА ВХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ

Чл.5. Приемането и регистрацията на документи се извършва при следната последователност:

1. Получаване и първоначална деловодна обработка на входящи документи.

2. Разпределение на входящите документи на подлежащи и неподлежащи на регистрация.

3. Регистрация на подлежащите на вписване документи чрез специализирана деловодна програма.

Чл.6. (1) Първоначалната деловодна обработка на входящите документи включва:

1. проверка за правилността на адресиране (адресиран ли е документът до ЦУ на НСИ);

2. разпечатване на пликовете с входящи документи;

3. проверка за целостта на пликовете и документите в тях, както и за наличието на всички посочени като приложения документи;

Чл.7. (1) Погрешно доставената входяща кореспонденция се връща незабавно неразпечатана на подателя.

(2) При получаването на входяща кореспонденция се разпечатват всички пликове с изключение на тези, неадресирани до ЦУ на НСИ, съдържащите надпис «лично» и тези, изпратени до синдикални организации в НСИ.

(3) Пликовете, с които са получени документите, не се унищожават и задължително се прилагат към тях, когато адресът на подателя е написан само на плика, или има разлика между датите на изпращане и получаване повече от седем дни, както и когато са изпратени жалби, призовки и други документи от съда.

(4) При установяване на липси на приложения или нарушена цялост на входящите документи, те се връщат на подателя, без да се регистрират.

Чл.8. (1) След първоначалната обработка входящите документи се разпределят на подлежащи и неподлежащи на регистрация.

(2) На регистрация подлежат всички входящи документи с изключение на периодични печатни издания, бюлетини, учебни помагала, персонална кореспонденция, честитки и поздравления, първични статистически документи, здравни документи, документи, изпратени до синдикални организации в НСИ, анонимни писма, жалби, сигнали и др.).

Чл.9. (1) Регистрацията на входящите документи включва:

1. Записване на необходимите данни в дневник съгласно изискванията на Номенклатурата на делата и сроковете за тяхното съхранение в НСИ;

2. Въвеждането на данни в специализираната деловодна система;

3. Поставяне на печат и регистрационен номер в горния десен ъгъл на първия лист на входящия документ.

Чл.10. (1) Входящи документи, подписани с универсален електронен подпис, които отговарят на изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис и на Вътрешните правила за приемане, издаване и съхранение на електронни документи, подписани с универсален електронен подпис в НСИ, подлежат на регистрация и получават входящ номер, както и записване и въвеждане на необходимите справочни данни в специализираната деловодна система.

Чл.11 (1) За постъпващите документи на чужд език, отдел „МСЕП” осигурява превод на основни данни, необходими за регистрацията им, след което същите се регистрират съгласно чл.9.

Глава трета

РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ НА РЕГИСТРИРАНИТЕ ВХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ

Чл.12. Разпределението на документите включва:

1.предаване по предназначение на документите, подлежащи на резолиране;

2.предаване по предназначение на документите, неподлежащи на резолиране

Чл.13. (1) Кореспонденция от министерства и други централни ведомства, местна власт, неправителствени организации, подписана от съответните министри и ръководители, се предават на Председателя на НСИ.

(2) Кореспонденция до НСИ, неадресирана до Председателя, или Заместник- председателите, се предава на Главния секретар, който определя с резолюция адресата й.

(3) Неподписани жалби и сигнали се предават на Главния секретар.

(4) Получените от съд и арбитраж призовки, съобщения и решения се предават на началника на отдел „Правни дейности” или на служител, който го замества, ако началникът на отдела отсъства в момента на тяхното получаване.

(5) Кореспонденцията, предназначена за ръководството, се предава на техническите сътрудници от отдел „Човешки ресурси и канцелария”. Същите осигуряват внасянето й за резолиране и връщане на резолирания документ в деловодството за последващо придвижване.

Чл.14 (1) Председателят получава за резолиране входящите документи на хартиен носител и ги резолира до Заместник-председателите и Главния секретар съобразно функциите и ресорите им.

(2) В резолюцията, адресирана до ресорния Заместник-председател или Главния секретар, Председателят на НСИ може да посочи и име на директор на дирекция, или началник на самостоятелен отдел, съобразно компетенциите им.

(3) Заместник председателите получават от техническите си сътрудници актуална справка за постъпилите към директорите на ресорните им дирекции резолюции.

Чл.15 (1) Лицата резолиращи документи по чл.14 нанасят резолюции само върху оригиналите на входящите документи.

(2) Служителя до когото е резолирана задача за изпълнение след нейното приключване и съгласуване със ресорния началник отдел, директор на дирекция, зам.председател, главен секретар предава преписката на деловодството

(3) Деловодството предава преписката за подпис на Председател, Зам.председател или Гл.секретар

(4) След подписване на преписката от Председател, Зам.председател или Главен секретар, оригиналите се съхраняват в деловодството.

(5) При последващо насочване на документите от зам.-председателите, директорите, началниците на отдели или други служители резолюцията се отразява от техническите сътрудници на ресорните зам.председатели.

Чл.16. (1) Резолюция се поставя на титулната страница на хартиения носител на документа в деня на получаването му. Тя съдържа името/имената на получателя/получателите, предмета на задачата, срок за изпълнението й, име, длъжност и подпис на възложителя и дата, а когато е необходимо и час. Резолюциите на Председателя, Заместник председателите и Главния секретар се отразяват в деловодната система от съответните технически сътрудници.

(2) Когато, с оглед компетентността на дирекцията, е необходима промяна на резолюцията и пренасочване на преписката към друга дирекция, документът се връща в деловодството, а гореспоменатата промяна и пренасочването се отбелязват в деловодната система.

(3) Основните видове резолюции са:

1. разпоредителни, с които се поставят конкретни задачи за изпълнение от длъжностни лица;

2. насочващи – когато резолиращият прецени, че задачите, произтичащи от документа следва да се формулират от друг ръководител. В този случай в резолюцията се посочва само името на лицето, към което се насочва документа.

3. “За сведение на…” – когато съдържанието на документа трябва да стане известно на длъжностното лице, посочено в резолюцията.

4. “Към дело”- когато резолиращият прецени, че от документа не произтичат задачи за НСИ.

(4) Служителите, до които се отнася резолюцията, са длъжни да изпълнят възложените задачи точно и в срок.

Чл.17. Предаването на регистрираните и описани в деловодството входящи документи се извършва от куриер в ЦУ на НСИ, като предаването се отразява в разносни тетрадки, съдържащи датата на предаване на съответния документ, датата на завеждането, име, фамилия и подпис на длъжностното лице, на което е предаден документът.

Чл.18. (1) Когато задачата се отнася до две дирекции или два самостоятелни отдела, в резолюцията се посочва "водещ изпълнител", който е отговорен за изпълнението на цялата задача в определения срок.

(2) Водещият изпълнител разглежда постъпилите в срок становища и изготвя обобщен отговор.

(3) Ако в процеса на разглеждане и вземане на становище по поставената задача се установи, че компетентна е и друга структура, директорът на водещата дирекция извършва съответното съгласуване с нея, като й изпраща преписката с молба за становище.

Чл.19. За осъществяването на необходимия контрол по изпълнението на задачите, произтичащи от получената входяща кореспонденция, служителите от НСИ са длъжни да спазват следните изисквания:

1. С всяка резолюция се определят срокове за изпълнение, като се вземат предвид нормативно определените срокове (ако има такива) и реалните възможности за изпълнение на задачите.

2. В случаите, когато с документите, с резолюцията или нормативно не е определен срок за изпълнение, произтичащите от документа задачи трябва да бъдат изпълнени в седем дневен срок.

3. Документи, резолирани от Председателя, Зам.председателите или Гл.секретар на НСИ с резолюция „спешно” се обработват в деня на получаването им.

4. Когато срокът е определен в дни, а не е фиксирана крайната дата за изпълнение, срокът се изчислява в работни дни и започва да тече от първия работен ден след деня, в който документът е резолиран. Документът се предава на отговарящия за изпълнението в деня на резолирането, или най-късно на следващия работен ден.

Глава четвърта

СЪСТАВЯНЕ, СЪГЛАСУВАНЕ И ИЗПРАЩАНЕ НА ДОКУМЕНТИ

Чл.20. (1) Редът за съставянето и оформянето на документите, както и техни примерни образци се утвърждават от Председателя на НСИ с отделна заповед.

(2) Утвърдените образци на документи се публикуват на вътрешната интранет страница на НСИ.

(3) Съставянето и оформянето на документи, за реквизитите на които има нормативно определени изисквания, се извършва съгласно разпоредбите на съответния нормативен акт.

Чл.21. (1) Изходящите документи се съставят в толкова екземпляра, колкото са получателите и един екземпляр за класиране към дело в деловодството.

(2) На екземпляра за класиране към деловодството задължително се посочват имената на лицето изготвило документа и на лицата съгласували същия. Всяко от лицата подписва документа и посочва датата на подписване.

(3) Служителите в деловодството са длъжни да не приемат и завеждат документи, изготвени от служителите в НСИ, ако те не са оформени съгласно приетите с настоящата инструкция изисквания, както и ако не са налице техните задължителни реквизити.

(4) Към подготвените за извеждане документи се прилага документът, по повод на който е изготвен отговорът, или копие, когато оригиналът е необходим за по-нататъшна работа.

Чл.22. (1) Заповедите се изготвят по образец утвърден от Председателя на НСИ.

(2) Заповедите се изготвят в един оригинал, който се съхранява в деловодството.

(3) Деловодството изпраща по ел.поща сканиран екземпляр на заповедта до всички лица, за които тя се отнася.

(4) Заповедите се подписват от Председателя на НСИ, от упълномощен със заповед за това Зам.председател или от Гл.секретар по компетентност.

Чл.23. (1) Изходящата документация се подписва от Председателя, Заместник-председателите, Главния секретар, Ръководителя на звеното за вътрешен одит, Ръководителя на инспектората и директорите на дирекции при спазване на йерархичната равнопоставеност с адресата в съответните институции.

(2) Изходящата кореспонденция, адресирана до съдилища или свързана със събиране на доказателства по съдебно производство по заведени дела, се подписва от процесуален представител на НСИ, освен когато закон изисква да бъде подписана от председателя, като ръководител на ведомството.

Глава пета

ТЕКУЩО ЗАПАЗВАНЕ

Чл.24. (1) Текущото запазване (съхранение) на документите в течение на календарната година се извършва в деловодството на ЦУ на НСИ.

(2) Дейността „текущо запазване” се извършва от деловодството и обхваща: приемане, в рамките на текущата година на изпълнените входящи документи и създадените изходящи и вътрешни документи; систематизирано запазване на тези документи и правене на справки по тях до предаването им в учрежденския архив.

(3) Заповеди се съхраняват в деловодството на ЦУ на НСИ за срок от 20 (двадесет) години, договорите 10 (десет) години след тяхното окончателно приключване, а тези с неопределен срок на действие – постоянно.

(4) Всички документи извън посочените в ал.3, групирани в дела, се предават в архива на НСИ след приключването им в деловодството, или в структурните звена, но не по-късно от 30 юни на следващата година.

(5) Документите, за които в закон или друг нормативен акт се предвижда определен срок за съхранение, се пазят в деловодството на ЦУ на НСИ до изтичане на срока, след което се предават в архива по реда на ал.4.

Чл.25. (1) Финансовият контрольор води регистър на договорите и организира архивирането им.

(2) Всички договори с изключение на договорите с целеви субсидии на ЕК и съпътстващата ги документация (процедура по избор на изпълнител) се съхраняват в отделен архив организиран от отговорния служител по ал.1.

(3) Договорите по целеви субсидии с ЕК и други международни организации се съхраняват в сектор „Управление на средствата от ЕС” в съответствие с изискванията на финансиращата страна (управляващия орган на съответната програма.

Глава шеста

ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА ПЕЧАТИТЕ

НА НАЦИОНАЛНИЯ СТАТИСТИЧЕСКИ ИНСТИТУТ

Чл.26. (1) Печатите на Националния статистически институт се съхраняват в деловодството на ЦУ на НСИ;

(2) С печата на НСИ се подпечатват изходящи писма и документи, подписани от Председателя, Зам.-председателите и Главния секретар на НСИ, както и от длъжностни лица, определени със заповед на Председателя на НСИ.

(3) Печатът с който се подпечатват документите, които съдържат класифицирана информация се съхраняват в регистратурата на НСИ за класифицирана информация.

(4) За съхраняването на печатите на НСИ отговарят лично служителите работещи в деловодството на НСИ. Изнасянето на печатите от деловодството е абсолютно забранено.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. Инструкцията влиза в сила от деня на утвърждаването и от Председателя на НСИ.

§ 2. В едномесечен срок Гл.секретар предлага за утвърждаване със заповед приложенията съгласно чл. 20.

§ 3. Контрол по спазване на настоящата инструкция се възлага на Гл.секретар на НСИ.

§ 4. Определям шестмесечен срок за практическото организиране на архивирането по чл.25.